Nos encontramos en terreno desconocido. Las perturbaciones causadas por el Covid-19 nos obligan a todos a ajustarnos a diferentes formas de vivir y trabajar. Se presenta desorden en los almacenes, estantes vacíos, restaurantes quebrados, restricciones de viajes, teletrabajo obligatorio, mercados inestables y aumento en el número de casos de personas infectadas. Esta es la nueva realidad para el futuro cercano.  Dentro de la mayoría de organizaciones se podría esperar que muchos empleados estén preocupados ante esta situación.

 

 Claramente, la seguridad de los empleados es lo primero en lo que las organizaciones deben centrarse ahora.  Pero si usted es como la mayoría de los líderes, probablemente se encuentre con un dilema más profundo, uno que se extiende más allá de esta prioridad inmediata.

 

Entonces ¿Cuál es la mejor manera de satisfacer las necesidades físicas y mentales de sus colaboradores al mismo tiempo que se asegura de que su organización continúe funcionando? 

 

Basándonos en nuestra experiencia e investigaciones, hemos encontrado que la mejor manera de resolver este dilema es evaluar el hecho de cómo su organización está funcionando en este momento, visto desde 4 perspectivas diferentes, las cuales son: alineación estratégica, efectividad organizacional, experiencia del empleado y agilidad organizacional.  Habiendo dicho esto, si desea indagar en el estado actual de su organización, aquí tiene cuatro preguntas que podría considerar:

 

1.  ¿Qué tan alineada está su organización (tanto interna como externamente) en este preciso momento?

Durante una crisis, se puede esperar que las organizaciones se fortalezcan o se empiecen a desmoronar. Cuando las organizaciones se empiezan a desmoronar, a menudo es porque todas las partes interesadas han perdido la noción de la visión, misión o metas de la empresa.  

Para contrarrestar esta confusión, la alta dirección debería asegurarse de que los colaboradores de la organización estén conscientes de los retos del momento y de las prioridades internas/externas emergentes. De esta forma Ud. puede asegurarse de que la compañía y sus colaboradores estén alineados, teniendo en cuenta las acciones a continuación:

 

  • Comunicarse con sus clientes. En la mayoría de las industrias se sabe que el Coronavirus es una fuerza disruptiva. Este es un momento crítico para contactar a sus clientes y entender qué es lo que les preocupa y qué tipo de ayuda necesitan. No realice ninguna suposición. Hablando con sus clientes, ya sea a través de plataformas digitales, es la única manera de averiguar cómo el Covid-19 está afectando sus negocios.

  • Reajuste sus prioridades. A menos que su organización se hubiese anticipado a esta pandemia, sus prioridades estratégicas probablemente necesiten cambiar, al menos para el corto plazo. Ahora es el momento de revisar sus planes para el siguiente trimestre, para dar respuesta a las necesidades de sus clientes, cambios en el mercado y necesidades críticas. Al incorporar la nueva realidad laboral de sus clientes en los planes inmediatos de su empresa, puede concentrarse en proporcionar los bienes, servicios y apoyo que necesitan en este momento.

  • Comuníquese, conéctese y repita el proceso. Entre el teletrabajo, las reuniones de respuesta a esta crisis y los nuevos desafíos de equilibrio entre la vida laboral/personal, se sabe que ahora no es el momento más fácil para que los líderes estén presentes y conectados al 100% con sus empleados. Sin embargo, la comunicación, la claridad y estas conexiones mencionadas previamente, son invaluables en este momento. Si sus empleados experimentan una mala comunicación entre ellos, se corre el riesgo de que ellos mismos se ideen problemas internos y externos en la compañía. Este es el momento de comunicarse de forma clara y concisa acerca de cuál es el rumbo de la compañía, y de cómo se espera llegar a ese punto.


2. ¿De qué forma se está afectando la forma en la que opera su compañía debido a esta pandemia?


El Covid-19 está cambiando la forma en que se hace el trabajo. El teletrabajo y el distanciamiento social es la nueva realidad. En muchas organizaciones, estas nuevas formas de trabajo están afectando la dinámica de los equipos, el trabajo multifuncional y la efectividad organizacional. Ahora es un buen momento para monitorear los problemas de desempeño emergentes e identificar nuevas formas de trabajar. Por lo tanto, surgen tres prioridades inmediatas a continuación:

  • Asegúrese de que sus colaboradores tengan las herramientas, tecnología y capacitación de forma que puedan trabajar remotamente. Muchas organizaciones tienen algunos o todos sus empleados haciendo home-office en este momento. Para muchos empleados, esto es tanto una ventaja (Debido a los beneficios de salud) como una desventaja (Debido a los retos que se presentan al trabajar desde casa). Por lo tanto, ahora es un buen momento para chequear y asegurarse de que sus colaboradores tienen el hardware, el conocimiento y las habilidades necesarias (por ejemplo, gestión del tiempo, habilidades para reuniones virtuales) para trabajar desde casa.

  • Vigile la toma de decisiones y la coordinación entre áreas. Durante esta pandemia, las organizaciones deben ser flexibles, ágiles y decididas. Si una parte de sus colaboradores acaba de empezar a trabajar a distancia, esto puede ralentizar la toma de decisiones y el trabajo en equipo entre áreas. La compañía debe asegurar que se estén tomando y ejecutando las decisiones importantes durante este tiempo, ya que es fundamental. Si el Covid-19 ha cambiado la forma en la que están trabajando sus empleados, es importante entender hasta qué punto estos cambios están afectando el rendimiento de los mismos. Adoptar la perspectiva de un sistema socio-técnico puede ayudar. Esto se reduce esencialmente a evaluar la forma en que la tecnología y el trabajo a distancia están repercutiendo en las dinámicas interpersonales del empleado y la efectividad organizacional. Vale la pena preguntarse, ¿Los equipos están trabajando conjuntamente? ¿Están surgiendo nuevos conflictos? ¿No se están produciendo conversaciones críticas? En caso de que si, la distancia virtual puede estar frenando a sus empleados laboralmente. Identificar rápidamente los desafíos de coordinación, de la mano de la toma de medidas correctivas, puede ayudar a su organización a mantenerse en el camino correcto.

  • Anime a sus empleados a pensar en mejores formas de trabajar. Los empleados y los gerentes de primera línea suelen tener los conceptos más claros sobre las herramientas, tecnología, políticas y procedimientos que no son útiles para el trabajo. Este es un buen momento para agilizar los procesos y eliminar las molestias. De esta forma aumentaría la eficiencia y seguramente también impulsaría el compromiso por parte de los colaboradores. Considere las intervenciones orientadas a la eficiencia, muchas de las cuales pueden ser desplegadas virtualmente como talleres de GE, hackathons y triz.

 

3. ¿Qué tipo de apoyo necesitan sus empleados durante esta pandemia?

Según varias encuestas y estudios, los empleados están preocupados por el Covid-19 y el impacto que este podría generar en sus vidas, tanto físicamente como económicamente. En un estudio reciente que realizamos, encontramos que el 91% de los participantes estaban preocupados de que el virus pudiera afectarlos a ellos mismos o a sus familias. En este momento de mayor ansiedad, es importante la cercanía a los empleados, con empatía y comprensión. A continuación se presentan tres maneras en las cuales puede apoyar a sus empleados durante este período:

  • Sea flexible. A medida que más personas empiezan a trabajar desde casa y que más escuelas cierran temporalmente, muchos empleados se enfrentan a nuevos retos del día a día. Ahora es un buen momento para ser flexible y para dejar que sus colaboradores trabajen donde puedan y cuando puedan. A veces los líderes y gerentes piensan que los acuerdos de trabajo flexibles conducen a problemas de desempeño. Las investigaciones demuestran que no es así. En términos globales, hemos evidenciado que los empleados con acuerdos de trabajo flexibles están significativamente más motivados y comprometidos que sus compañeros de oficina. Investigadores de la Universidad de Stanford han encontrado que los empleados de Call-centers que trabajan desde casa son un 13% más productivos que sus compañeros que trabajan en la oficina. Adicionalmente, investigadores de la Universidad de Texas han encontrado que los empleados que trabajan a distancia le dedican más horas a su trabajo, que sus compañeros de oficina.

  • Aumentar el apoyo a los líderes inmediatos. Basándonos en nuestras investigaciones, hemos encontrado que la mayoría de los líderes inmediatos se preocupan profundamente por su trabajo, sus organizaciones y sus empleados. Sin embargo, el estrés puede descarrilar incluso al mejor de los líderes. Y sabemos que estos son tiempos difíciles y estresantes. Si quiere que sus líderes inmediatos se ocupen del trabajo de forma efectiva, debe asegurarse de que ellos están bajo su cuidado y en buenas condiciones. ¿Cuáles son las preocupaciones de ellos en este momento? ¿Cuáles son sus puntos débiles? ¿Qué tipo de ayuda necesitan? Tal como se mencionó antes sobre los clientes, no confíe en las suposiciones. Hablar con sus líderes directamente, es la única manera de averiguar cómo el Covid-19 está afectándolos a ellos mismos o a sus equipos.

  • Mantenga un sentido de comunidad y empatía. Contar con diversas formas de mantener a su personal emocionalmente activo en este momento es fundamental. No importa lo lejos que estén sus colaboradores, es importante transmitir un sentido de comunidad y conexión, incluso en un mundo virtual. Varios estudios han encontrado que el apoyo social aumenta nuestra resistencia y capacidad para hacer frente a situaciones que se presenten en el día a día. Por lo tanto, enfóquese en hallar maneras en las que sus empleados se conecten con Ud. y a la vez entre ellos. Sabemos que las malas noticias y constantes retos dominan la atmósfera, por lo tanto haga un esfuerzo concertado para celebrar las buenas noticias y los logros que se den dentro de la empresa. Piense en algo divertido o alegre para incluir en las reuniones del equipo cuando sea posible. Pregúntele a sus empleados como se encuentran cuando hable con ellos o cuando envíe correos electrónicos. Promueva estos ideales para que otros líderes hagan lo mismo. Pequeños actos de bondad y compasión como estos pueden hacer una gran diferencia.


4. ¿Cómo debe evolucionar su organización?

Nadie sabe cuánto tiempo durará esta pandemia. Pero parece que esta situación cambiará la forma en que trabajamos y la forma en que las organizaciones operarán en el futuro. Eso significa que las organizaciones necesitan aprender tanto ahora como después de que termine la pandemia. Y de esta forma fortalecer la agilidad y resistencia de la empresa. A continuación, tres maneras de promover el aprendizaje y la innovación en este momento:

  • Centrarse en las pequeñas victorias e innovaciones. Con una fuerza de trabajo distraída y trabajando de maneras nuevas y diferentes, la mayoría de las organizaciones no tienen el equilibrio necesario para centrarse en las grandes innovaciones del futuro cercano. Pero eso no significa que la innovación deba detenerse. Al alentar a los empleados a centrarse en pequeñas innovaciones y en cambios incrementales en la forma en que trabajan o atienden a los clientes, su organización puede descubrir nuevas y poderosas formas de afrontar los retos que se presentan día a día.

  • Identifique las necesidades nuevas y emergentes. Sabemos que una crisis es la madre de las invenciones. Entonces, ¿Qué inventos están surgiendo a partir de esta crisis en su organización? Para algunas organizaciones, esta crisis podría conllevar al descubrimiento de una nueva forma de servir a los clientes. Para otras, podría encontrarse una nueva forma de racionalizar el desarrollo de productos. Mediante la búsqueda de enfoques e ideas novedosas, y respuestas oportunas durante esta crisis, su organización puede descubrir soluciones innovadoras para afrontar los retos que conlleva el futuro.

  • Llevar a cabo una revisión de la acciones que toma la empresa. La revisión de las acciones de una empresa pueden ayudar a las mismas a aprender rápidamente acerca de los acontecimientos que suceden en tiempo real. Reflexionando sobre las siguientes cuatro preguntas ¿Qué se esperaba que ocurriera? ¿Qué ocurrió realmente? ¿Qué salió bien y por qué? ¿Qué se puede mejorar y cómo? Los gerentes, líderes y empleados podrían explorar y entender rápidamente la forma en la cual se está respondiendo a los nuevos desafíos internos y externos que ha ocasionado el Covid-19. Esto podría llevarse a cabo a nivel de los equipos de trabajo, a nivel de una unidad de negocio, o incluso llevarlo a un nivel de toda la organización. A través de este proceso, las compañías pueden aprender tanto de sus logros como de sus errores, y de esta forma comenzar a prepararse para la próxima posible pandemia.

Sabemos que cumplir con los desafíos del día a día no va a ser fácil. Cabe recordar que este es un momento decisivo para los líderes. La única manera de apoyar a sus empleados mientras se asegura el éxito a largo plazo de su organización, se traduce en hallar un equilibrio entre la empatía y la realidad económica que hoy en día están afrontando las empresas.  Las cuatro preguntas presentadas anteriormente pueden ayudarle a usted y a su equipo a lograr ese equilibrio y guiar a sus colaboradores mientras el mundo afronta uno de los desafíos globales más profundos que hemos enfrentado en décadas.

 

Patrick Hyland, PhD
by Patrick Hyland, PhD

Director of Research and Development at Mercer | Sirota

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